media tecnica

HOJA DE VIDA

Maria Isabel Henao Agudelo

PERFIL

Soy una persona que traza metas para su vida que sin importar las dificultades siempre quiere lograrlas .soy carismatica y divertida ,creativa y ,respetuosa muy amigable y solidaria me gusta el arte ,me gusta compartir con mi familia.

DATOS PERSONALES

DOCUMENTO DE IDENTIDAD T.I:

LUGAR DE NACIMIENTO: Jerico Antioquia

FECHA DE NACIMIENTO: 12 de abril de 1999

ESTADO CIVIL: Soltera

DIRECCION: Calle 76#39-45

TELEFONO: 2395027

EMAIL: mariaisabelhenaoagudelo@gmail.com

ESTUDIOS REALIZADOS

Desimo grado de bachillerato tecnico, especialidad en organizacion de eventos Institucion Educativa Jose Roberto Vasquez Barrio Manrique 2016.

REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRE:Sandra Milena Agudelo Bedoya

CARGO: Ama de casa

TELEFONO:2395027

NOMBRE: Jairo Alonso Lotero Muriel

CARGO:Empleado de salsas bary

Medellin 23 de febrero de 2016

Maria Isabel Henao

TECNICO EN ORGANIZACION DE EVENTOS

Portafolio de evidencias

Maria Isabel Henao Agudelo

10°2

Medellin,Antioquia

INSTITUCION EDUCATIVA JOSE ROBERTO VASQUEZ BARRIO MANRIQUE

2016

EVENTO

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los Oscars de la Academia Americana, por lo menos, seguir el evento por televisión.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias. Entre estos episodios se encuentran las ceremonias religiosas, como un bautismo, un funeral o una boda,, así como eventos de otra índole y alto impacto en el grupo familiar, como puede resultar un nacimiento o una graduación escolar o universitaria, entre otros.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños o un aniversario, a título personal, o un evento de magnitud social como ocurre con las celebraciones patrias en cada naciones o con las fiestas patronales, en especial en ciudades pequeñas o poblados reducidos.

Luego, nos encontramos con los festivales , que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros. Estas características permiten definir a determinadas áreas geográficas y darle impulso asociado a la industria del turismo y a sus actividades terciarias acompañantes, como la gastronomía, los deportes locales y los componentes folclóricos. En este sentido, ocupa un lugar particular el carnaval; si bien el sentido religioso pagano de esta festividad ha desaparecido por completo, su celebración constituye uno de los eventos con mayor convocatoria en las más variadas

HISTORIA

El origen de los eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo (según los documentos bíblicos de Ezequiel) pero fue en Delfos, una ciudad de la antigua Grecia, que se comenzaron a celebrar las primeras ferias.

Éstas contaban con una frecuencia anual y surgieron de un modo espontáneo generado por la necesidad o ley natural de unir “la oferta” con “la demanda”, además de la necesidad de conectarse entre individuos.

Existen términos propios en la industria de los eventos (¡sí! porque la organización de eventos es una de las llamadas industrias sin chimeneas que, al igual que la del turismo y la gastronomía, genera millones de dólares en su facturado). Uno de éstos es el vocablo feria que proviene del latín feriae (que significa vacaciones, porque precisamente visitar una feria era tan agradable como irse de vacaciones), el objetivo de su celebración (era... y ¡es!) la venta de bienes y servicios.

Otro término es exposición, también del latín expositio (que significa exponer), el cual había sido usado en 1649 con el significado de mostrar, pero fue en 1773 cuando el diccionario de la Academia Inglesa se decidió por exhibición (pues precisamente se trataba de exhibir productos y/o servicios) y lo diferenció del término feria, pues en ésta no sólo se exhiben productos y/o servicios, también se venden (división que subsiste hoy día y marca la verdadera diferencia entre una feria de una exposición).

Fueron entonces las ferias y exposiciones los primeros eventos que registró el mundo, pero recién en el 1939 fue Waters (autor del libro Historia de las Ferias y Exposiciones) quien dio su definición estableciendo que, “las ferias y exposiciones son las formas más perfectas de transacción comercial que jamás hayan existido“.

Hasta el momento podemos decir que los griegos fueron quienes comenzaron a introducir éstas actividades (como a su vez sus respectivos conceptos). Los romanos tomaron de los griegos ésta modalidad extendiéndola por toda Europa a medida que iban construyendo su imperio.

¡Imagínate!, ¡Fue el mismísimo Carlomagno quien definió las ferias como el mejor medio de comunicación comercial! La carta magna contenía una cláusula mediante la cual se permitía a los habitantes, de lo que luego sería territorio inglés, el libre tránsito mientras el motivo sea viajar de feria en feria.

CLASIFICACION

Sociales

Son los que nacen primero, por qué? porque desde tiempos bíblicos el hombre buscó la compañía de sus pares, sea para celebrar sus alegrías, sea para compartir sus momentos de tristeza, pues como decía Platón, el hombre tiene “apetitus societatis”: hambre de sociedad, nadie, ninguno de nosotros soportaría llevar adelante una vida sin compañía.

Es el objetivo de reunirse para compartir la esencia misma de este tipo de eventos, por ende carecen de un fin económico en un 1er. grado. Dicho esto son eventos sociales hoy dia: bodas, cumpleaños, recepciones, velatorios, conmemoraciones de fechas patrias, etc.

Comerciales

Como consecuencia de la celebración de eventos sociales y la reunión de personas que estos aparejan, la evolución natural de toda relación entre individuos generó el nacimiento de los eventos comerciales porque paulatinamente en la antigua ciudad de Tyre.

En sus plazas públicas, la gente se encontraba entre sí no solo para compartir momentos personales sino también para reunir la oferta con la demanda, exhibiendo los productos que tenían para vender (fue este el escenario que marcamos como 1er. antecedente de los que hoy conocemos como ferias)

Culturales

Su objetivo es la publicidad de obras científicas, artísticas o literarias de una ciudad, pais o región (lanzamiento de un libro, muestra de arte, celebración de una obra de teatros. etc.)

Deportivos

Son aquellos donde la competencia a celebrar pone en juego siempre la destreza física de los participantes: un mundial de fútbol, la copa Davis, etc.

No es evento deportivo el lanzamiento de una marca de ropa deportiva (Nike, Adidas, etc.), tampoco la presentación de un nuevo modelo de Ferrari en Formula 1, pues reiteramos: para que el evento sea deportivo debe estar en juego la destreza del deportista (un partido de fútbol, un rally, una carrera, etc.).

ETAPAS DE LA ORGANIZACION DE EVENTOS

LANIFICACIÓN
Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz de podio, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)
• Objetivo ( Misión y Visión)
• Público ( nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? Abierto o Cerrado ?
• Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)
• Cantidad de asistentes
• Fecha y Sede
• Características del grupo

 ORGANIZACIÓN
Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
• Operativa del Evento ( división de tareas )
• Organigrama ( sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta las jerarquías )
• Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt – herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para cada tarea- Diagrama de Pertl. )

 EJECUCIÓN OPERATIVA
Puesta en marcha del evento.
• Comité Organizador

Va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.

• Comité Técnico

 Tematica del evento: 1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para poder llevar a cabo el proyecto.)
2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución anfitriona e invitada).
3) Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).

 Figura/Personalidad
 Reglamento
 Requerimientos

• Comité Comercial

 Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el objetivo de motivar y persuadir al público asistente)
 Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los socios, patrocinadores e información pública para saber que quiere el cliente)
 Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)

• Comité Administrativo

 Permisos/ Licencias
 Acreditaciones ( generalmente se terciarizan)
 Contratos
 Presupuesto General
 Seguros

• Comité Comunicacional

 Comunicación Externa

o Antes (Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puede faltar el nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección)
o Durante ( Centro de Info )
o Después ( Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores, conferencistas, figura/personalidad )

 Comunicación Interna

o Carpeta de prensa (incluye programa, folletos, publicidad, carta de los anfitriones de agradecimiento e info general.)

• Comité Operativo

 Equipos y materiales
 Ambientación y Escenografía ( si al evento concurre el cuerpo diplomático se utilizara la ley de precedencia Decreto Nº 2072/93)
 Montaje y Desmontaje
 Señaletica
 Centro de Operaciones
o Transporte
o Seguridad
o Médico
o Alojamiento

 GESTIÓN
Supervisar, coordinar, conocer, acompañar, anunciar cambios. Para luego realizar la memoria del evento que esta luego la vamos a adjuntar a nuestro CV.

PERFIL DEL ORGANIZADOR PROFESIONAL

La figura del organizador de eventos o event planner es fundamental para llevar a cabo cualquier tipo de evento. Se trata de un profesional cualificado y apto para plaificar un evento en su totalidad: desde el pre-evento hasta el post-evento. Es el profesional en el que recae una gran responsabilidad y presión ya que debe controlar y supervisar muchos aspectos diferentes que se mezclan a la hora de organizar un evento.

El organizador de eventos debe ser una persona con la capacidad de planificar las diferentes fases del evento y saber dirigir y delegar las tareas a los diferentes miembros de su equipo. El organizador de eventos no debe ni puede hacerlo todo pero si que debe tener un control sobre todo lo relacionado con el evento. Del mismo modo, debe ser una persona capaz de tomar decisiones, solucionar imprevistos y soportar el estrés que conlleva la organización y la celebración de un evento. Es, de alguna manera, el líder de la manada al que todos siguen.

PRESUPUESTO

El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere.

El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente.

El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término.

El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

Tipos de presupuesto

Cuando el presupuesto se adapta al evento

Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre establecidos.

Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o eventuales ganancias que reporte el evento.

Cuando el evento e adapta al presupuesto

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

Planificación de presupuesto

Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración.

El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

Reyes Ponce define así a la Administración: "El conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".

La administración es la técnica de la coordinación.

Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa.

Es un proceso que comprende actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ello recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. El proceso de administración se refiere a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se compone por dos fases: mecánica y dinámica.

1. La mecánica administrativa: (teórica o estructural) es la fase donde se realiza la estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes elementos:

Ø Previsión: ¿Qué se puede hacer?

Ø Planeación: ¿Qué se va a hacer?

Ø Organización: ¿Cómo se va a hacer?

2. La dinámica administrativa: (práctica u operativa) es la fase donde se realiza la ejecución con eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende los siguientes elementos:

Ø Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?

Ø Dirección: Ver que se haga

Ø Control: ¿Cómo se hizo?

v PREVISIÓN

La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer?

Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la misma".

Etapas de la Previsión:

v Fijar los objetivos o fines que se persigan.

v Investigar los factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los objetivos.

v Determinar los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes trazados.

Principios de la Previsión:

ü Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, la Incertidumbre y la Probabilidad.

ü Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas.

ü Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativa como cuantitativamente.

v PLANEACIÓN

Con base en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión lo que va a hacerse.

La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización".

Etapas de la Planeación:

v Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

v Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades.

v Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes.

v Presupuestos: Modalidad especial de los programas, su principal característica es la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Principios de la Planeación:

ü Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.

ü Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que puedan surgir.

ü Principio de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa, deben estar de tal manera coordinados e integrados conformando un solo plan general.

v ORGANIZACIÓN

La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

Etapas de la Organización:

v Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.

v Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.

v Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona.

Principios de la Organización:

ü Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta.

ü Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.

ü Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

ü Principio del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.”

v INTEGRACIÓN

Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social".

Elementos de la Integración:

v Reclutamiento: Hacer de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto.

v Selección: Escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.

v Introducción: Articular y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al grupo social del que formará parte.

v Desarrollo: Desenvolver las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su máxima realización, dentro de la empresa.

Principios de la Integración de personas:

ü De la adecuación de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos mínimos para desempeñar la actividad o función adecuadamente.

ü De la provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de los elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las funciones del puesto.

Principios de la Integración de cosas:

ü Del carácter administrativo de la integración: Dentro de todas las funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, que se fundan en la coordinación, como la simplificación de métodos, distribución de áreas, mantenimiento preventivo, etc.

ü Del abastecimiento oportuno: Disponer de todos los elementos materiales necesarios, en cantidad y tiempo.

ü De la instalación y mantenimiento: Conducir tales actividades de manera que pueda evitarse que los espacios y elementos materiales permanezcan improductivos un tiempo considerable.

ü De la delegación y control: A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, con el propósito de mantener informado al delegante de los resultados de conjunto.

v DIRECCIÓN

Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas".

Etapas de la Dirección:

v Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.”

v Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas.

v Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado.

Principios de la Dirección:

ü El principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales.”

ü El principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe ejercerse, más como producto de una necesidad de toda la organización que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.”

ü Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos correspondientes.

ü Principio de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más pronto posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes.

ü Principio del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.

v CONTROL

La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"

Etapas del Control:

v Establecimiento de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las comparaciones.

v Operación de los controles: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.

v Interpretación de resultados: Función administrativa que vuelve a constituir un medio de planeación.

Principios del Control:

ü Del carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter técnico.

ü De los estándares: El control es imposible si no existen estándares prefijados, será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

ü Del carácter medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera.

ü Del principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

CEREMONIA Y PROTOCOLO

Se denomina ceremonial al conjunto de reglas que se establecen para determinar el modos de operar de actos solemnes que hayan sido previamente normados por la respectiva autoridad civil, eclesiástica, militar o diplomática. La finalidad de estas ceremonias llevan siempre una honda significación en el campo histórico, político o institucional. Ejemplo de ellas son las ceremonias de conmemoración de la muerte de un héroe nacional o la celebración de efemérides. Asimismo, actos de juramentación, toma de posesión, condecoraciones o reconocimientos, recibimiento de una personalidad relevante, firma de un convenio (u otro documento de importancia), entrega de informe elaborado por las comisiones Ad Hoc, inauguración, develación, etc., Ameritan la aplicación de reglas fijas en ceremonias, lo que evita confusión y disgustos, al tiempo que favorece el ahorro de tiempo y de eficiencia.

El protocolo, por su parte, determina la precedencia, así como el tratamiento y la equivalencia entre autoridades gubernamentales, diplomáticas, religiosas y del sector privado.

El origen de la palabra protocolo viene del Griego "Proto" (primero) y "Kollao" (pegar), denominación con que se identificaba la primera hoja, pegada a un documento Estado con las firmas que la autenticaban. Del latín "protoculum" nombre que le asignaron al libro donde se asientan los documentos autenticados del Estado. En castellano "Protocolo", es el libro donde se asientan los protocolos de un registropúblico autenticados con la firma de la autoridad oficial correspondiente. Por extensión, la palabra "protocolo" se aplica a la correspondencia oficial, entre el Estado y los encargados de las relaciones diplomáticas y, en este sentido amplio se dice, que "protocolo" es el conjunto de normas y formalismo que rigen las relaciones entre los Estados y sus representantes diplomáticos.

El termino también se usa y se aplica al quehacer común de las relaciones humanas, como el conjunto de conductas y normas a conocer, respetar y cumplir no sólo en el medio oficial ya establecida, sino también en el medio social, Laboral, académico, político, cultural y militar.
Hoy día, toda organización que se aprecie como tal, tiene su protocolo interno basado en la jerarquía de las autoridades que forman la misma; esto le permite llevar a cabo sus eventos privados o públicos, hacer y recibir invitaciones y retribuirlas, pues de acuerdo a sus principios y obligaciones dictan las pautas necesarias para proyectar la unidad e imagen de la organización.
El protocolo cuida los aspectos más variados y sensibles relacionados con el trato y precedencia de los personajes con jerarquía, pertenezcan estas, al medio Oficial, Diplomático, Eclesiástico, Militar o Social en general.

2. Precedencia

Uno de los términos más importantes del Ceremonial es el de la precedencia. Es la parte del Protocolo que establece el orden de prelación entre los asistentes a un acto, generalmente las autoridades. La prelación viene a ser la Antelación o preferencia con que una persona debe ser atendida respecto de otra u otras.
El sistema de precedencias significa ordenar a las personas, de forma jerárquica por razones de cargo o categoría, que acuden a un determinado acto.

Criterios para la precedencia
Entre los diferentes criterios que se citan para definir precedencia, se prefieren los que responden a un razonamiento jurídico y lógico. A continuación se detallan los siguientes criterios utilizados al momento de definir la jerarquización:

La Antigüedad:
Este criterio va a resolver muchos problemas en situaciones de aparente absoluta y se define por el tiempo de existencia. Por ejemplo Rafael Caldera tiene mayor precedencia que Herrera y Lusinchi, porque el mandato fue anterior; y estos tres tienen mayor rango que Larrázabal, porque aquellos fueron electos por el pueblo y éste no.
Este mismo principio va a ser válido en el caso de dos oficiales con el mismo grado, pero donde uno tiene más tiempo de graduado que el segundo.

El alternado y el orden alfabético.
Como medio de evitar los conflictos de precedencia en las firmas de los tratados o convenios, se estableció el procedimiento del sistema del "alternado". Es decir, el reconocimiento del derecho que tiene cada Jefe de Estado y su representante a que en el ejemplar correspondiente al archivo de su Chancillería figuren sus nombres con precedencia sobre los demás. Cada país adquiere, alternativamente al primer rango en la firma del acto internacional.
Cuando se da el caso de la firma de un acto o convenio entre varios países, los plenipotenciarios de Viena adoptaron el sistema del orden alfabético. Cuando las firmas se estampan en dos columnas, que es el caso más frecuente, el lugar superior de la columna derecha, es decir, de la que se encuentra a la izquierda del lector, es considerado como el primero. El segundo es el que se halla en la siguiente columna, y así sucesivamente.

La dama:
Cuando tiene jerarquía, se le da la que ostenta; y cuando no la tiene asume la del esposo, pero solo en cuestiones protocolares y no administrativas. Sin embargo, algunas damas como la esposa del Presidente asume la Presidencia de la Fundación del Niño por solo el hecho de ser Primera Dama. En los entes públicos ha surgido la tradición de los Comités de Damas, destinados a prestar una labor social en los despachos que dirigen sus esposos. Muchos de estos comités funcionan como asociaciones o fundaciones y se rigen por las normas del derecho privado.

La representatividad:
Este criterio es de gran importancia y evita la organización de un presidium tumultuoso, que a veces cae en el campo de lo ridículo o de lo anecdótico. Deben evitarse actos con un presidium de tres o cuatro filas. Esto ocurre, casi siempre, cuando el acto lo patrocina un organismo colegiado, de tipo gremial o corporativo. Lo recomendable en estos casos es que el Presidente de la entidad represente a toda la organización en el presidium y así damos la posibilidad de que los invitados especiales, o por lo menos algunas de ellos, pueden estar en el estrado con lo que se le podría dar mayor relevancia al acto.

El cónyuge hombre:
El hombre no recibe el mismo tratamiento que su esposa, cuando es ella la que ostenta el rango. Sin embargo, por razones de cortesía y por respeto a la dama que está en el presidium y que se siente incómoda viendo a su marido no recibe ninguna deferencia, la sugerencia protocolar es que a los cónyuges hombres se les ubique inmediatamente después de la línea protocolar en un asiento en donde se coloque la tarjeta con su nombre.

El ente responsable del acto:
Cuando se está organizando un acto en donde el motivo del mismo se centra en un departamento, Dirección o Gerencia media, y al mismo asistirá la máxima jerarquía de la organización, debe reservarse un puesto en el presidium a su representante.

La jurisdiccionalidad:
Este principio se refiere a que cuando el acto ocurren la jurisdicción de un magistrado, éste preside.

La puntualidad:
Los eventos deben ocurrir con toda puntualidad. Una vez que comienza el acto nadie puede subirse al presidium, a amenos que quien lo presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonias. Si un Ministro llega retardado y el acto comenzó, debe quedarse en el sitio que le indique el funcionario de protocolo.

El área de protocolo:
Allí deben ubicarse los invitados especiales, cónyuges de los miembros del presidium y cuerpo directivo de la organización, en ese orden. Luego, puede reservarse una línea para imprevistos con tantos puestos como la indique la lógica. Si fallan personas con puestos reservado deben correrse los puestos a fin de que no hayan lugares vacíos en las primeras filas, lo que da mal aspecto a las fotos e imágenes de televisión y cine.

El invitado de honor:
El invitado de honor ocupará la derecha de su anfitrión.
El dueño de casa:
Este criterio se refiere a la ausencia de normativa. Cuando éste es el caso el anfitrión oficial debe actuar con el criterio del "dueño de casa", presidiendo y cediendo sus privilegios cuando la cortesía lo requieran.

Los entes autónomos:La tradición venezolana a la norma jurídica cuando se trata del Presidente de la República. Siempre se le concede el puesto de honor, aún en nuestra propia casa. Sin embargo, la excepción es cuando hay actos en universidades Legislativa, Concejos Municipales y otros poderes públicos.

4. La Ley de la derecha, orden lineal y lateral.

El lugar de honor es la derecha. Este criterio debe ser respetado siempre, incluso cuando se desfila dentro del orden protocolar. La persona de mayor rango se coloca siempre de pie o sentada, en el centro o a la izquierda de la precedencia inmediatamente inferior; excepto en los comités de recepción, donde el que preside se coloca de primero en la extrema derecha.
Los demás se colocan tomando como base el principal. En una mesa ocupada en todos sus lados, el "punto honorable" es aquel que se encuentra frente a la puerta principal de entrada o aquel que se halla frente a las ventanas. Si esta disposición de la mesa no fuese posible, el primer asiento del centro es el que recibe la luz del día por la izquierda, teniendo cuidado de que la persona que ocupe ese lugar no de la espalda a la puerta de entrada, lo que se debe evitar en todo momento.

Tanto en el orden lineal como en el lateral, la precedencia se sujeta a normas diferentes, según la circunstancia. Cuando se trata de dos personas que caminan una detrás de la otra, la precedencia corresponde al que va adelante. Si son tres, o cualquier número impar, el sitio del medio es el primero; el que precede es el segundo; el que le sigue el tercero. Si son cuatro, la persona que marcha en primer término ocupa el último lugar; la que le sigue el segundo; la subsiguiente el lugar de honor, y la última el tercer sitio. Este es el único caso en que el sitio de precedencia corresponde al penúltimo. Esta situación varía en las universidades, de acuerdo a lo establecido en cada reglamento.

Presidencia en los actos protocolares
La presidencia en los actos protocolares viene determinada por la Teoría del Dueño de Casa, es decir, presidirá el máximo representante del organismo y institución que invita. Esto es válido para los actos oficiales públicos o privados. Por lo tanto la precedencia será determinada por la Dirección de Protocolo o de Relaciones Públicas del organismo que organiza el acto.

Ejemplo: sí en la sesión especial de la Asamblea Nacional (AN) con motivo de los trescientos años de Maracay, hubiese asistido el presidente de la República, debía ir sentado a la derecha del presidente de la AN, William Lara, quien presidía la sesión especial. Por lo tanto se respeta la Teoría del dueño de casa, en este caso la AN.

ETIQUETA

Si estuviésemos por sentarnos a comer, las reglas de protocolo indican que primero han de sentarse las mujeres, luego el anfitrión hombre, y luego los demás comensales. De igual modo, si vamos a cenar con nuestra pareja, podemos imitar este comportamiento, como el de permitir el paso de las damas delante de los caballeros en los umbrales: se trata, nada menos, que de una cortesía.
En nuestros días ya no se estila que los caballeros se pongan de pie al levantarse una dama de su silla. Es buena idea hacerlo, claro, aunque la etiqueta actual indica que ya no será necesario hacerlo cada vez. Sólo hay que ser amable y educado, y también considerado con quienes te rodean.
En casos de eventos formales, si no conoces la etiqueta apropiada, simplemente observa. Fíjate qué es lo que hacen los demás, y usa tu criterio para determinar lo adecuado. Un dato muy sencillo es tener en cuenta que el anfitrión será quien designe mucho de la etiqueta del evento. Lo mejor, entonces, será esperar y evaluar la conducta del anfitrión, no hacer las cosas antes que él, sino darle el respeto y la prioridad, y en casos de urgencia, también usarlo como modelo para determinar la conducta adecuada para la situación.
Para el momento de la comida, es probable que te encuentres con un montón decubiertos o en una situación donde no sepas cómo actuar. Te recomendamos nuestro artículo "Cómo comportarse en una cena formal" para no sentirte tan desubicado.
Finalmente, el protocolo y la etiqueta son señales de respeto hacia los demás. Puede que no te convenza la idea de levantarte cuando una mujer se levanta de su silla; puedes no hacerlo, pero ciertamente no debes burlarte ni extrañarte de que alguien más sí decida hacerlo, o viceversa.
Usa tu criterio y actúa con respeto, esas son las dos reglas de oro para seguir el correcto protocolo y etiqueta en los eventos formales y hasta casuales de la actualidad. Y si quieres saber cómo comportarte en una cena formal, no dejes de leer este artículo.

PRECEDENCIA Y PRESIDENCIA

Consiste en colocar a la presidencia en el centro de la mesa. Para tener una referencia buscaremos la ubicación de las ventanas y las puertas y sentaremos al anfitrión mirando a la ventana y al anfitrión2 o anfitriona mirando a la puerta de servicio. Hay que intentar que el número de invitados sea par para que el número de bandas sea par.

Sistema Francés de presidencia Protocolo en la mesa

Sistema Francés de presidencia en la mesa según el protocolo

Sistema inglés

Se sienta a los anfitriones en los extremos y nos basaremos en las puertas; la puerta por la que entran los invitados y la puerta de servicio. Como en cada esquina hay una persona importante habrá dos conversaciones importantes. Este sistema es muy poco usual porque hace que el anfitrión y el invitado se comuniquen con dificultad.

Sistema Inglés de presidencia en la mesa según el protocolo

Hay un tercer sistema que es muy poco usado y es la combinación de los dos sistemas.

Una vez que tenemos seleccionada la lista de invitados y ordenada según su importancia, se elige la colocación de las mesas y el tipo de presidencia que vamos a utilizar. A continuación, elegimos el sitema que vamos a emplear para sentar a los invitados, hay dos tipos:

Sistema de reloj

Una vez sentado el anfitrión, los invitados se irán sentando según su orden de importancia (precedencia) a la derecha del anfitrión.

Sistema de Reloj para sentar a los invitados en la mesa según el protocolo

Sistema cartesiano

Una vez sentado el anfitrión, los invitados se irán sentando a la derecha e izquierda según su importancia (precedencia).

Sistema Cartesiano de colocación de invitados según el protocolo

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Tipos de mesa

PRESENTACIONES Y TIPOS DE SALUDOS

¿CÒMO SALUDAR?

Los saludos podemos dividirlos, de forma básica en dos tipos:

1. Los verbales. Aquellos que se suelen hacer con personas que conocemos o que nos han sido presentadas anteriormente. Dar un "buenos días", "buenas tardes", "cómo esta ?" y expresiones de este tipo, que en la mayoría de los casos no conlleva ningún tipo de contacto físico.

2. Los físicos (o de contacto). Son los saludos que suelen darse en presentaciones y otros momentos en los que hay un contacto físico como una apretón de manos, un abrazo, un beso, etc. Generalmente, suelen ser los más ceremoniosos: recepción por parte de la Familia Real o miembros del Gobierno, etc. Puede que en algunos casos, como el caso de mandatarios Japoneses y otras culturas orientales, no haya ni tan siquiera contacto físico (solamente una reverencia o leve inclinación).

3. Los mixtos. Los saludos físicos que también van acompañados de un saludo verbal de cortesía: "Encantado", "Es un placer", etc. al mismo tiempo que se da la mano, se da un beso, un abrazo, etc.

Las formas de saludar son tan diversas como las culturas. Hay saludos afectuosos, ceremoniosos e incluso sorprendentes (al menos para las culturas occidentales). Hay saludos con y sin contacto físico. Hay saludos de todo tipo. Pero todos estos saludos tienen su propia interpretación y dicen mucho de quien los hace y como los hace.

Los saludos hablan por sí mismos. Un apretón de manos de una u otra manera, una mirada, un gesto ... nos pueden dar muchas pistas sobre como es la otra persona e incluso intuir las intenciones o pretensiones que puede tener.

¿ Cómo realizamos las presentaciones ?

Una vez que hemos llamado la atención de la persona que queremos presentar, nombramos primero al “de menor categoría” y después al otro. La persona “de mayor categoría” tiende su mano derecha, mostrando de este modo que desea conocer a la otra persona.Si en vez de una persona, es un grupo de personas (cosa en habitual en este tipo de reuniones sociales) debemos seguir también el orden de “importancia” de las personas presentes en el grupo. El mayor problema se presenta, cuando, como es normal, no se conoce de forma cierta y concreta los rangos u órdenes de importancia de todos los presentes. No suele revestir mayor problema hacerlo (en ambientes informales) hacerlo por puro orden de colocación.

Ahora bien, no lo haga en encuentros formales o de gran gala. Es mejor que se informe antes.

Si existe cualquier tipo de enfrentamiento o enemistad (personal o profesional), deberá dejarla a un lado, y por supuesto, no rechazar jamás la mano. La educación está por encima de todo eso.

Si queremos facilitar la "introducción" del presentado al grupo, podemos indicar el trabajo o las aficiones que tiene, para dar pie a un tema de conversación inicial. Será un detalle muy agradecido por todos los presentes.Generalmente, las personas más importante, cuentan con su secretario, ayudante de protocolo o un cargo similar, que les ayuda en estas tareas de presentación a los invitados que estimen .

TIPOS DE MESAS

Existen multitud de formas a elegir para las mesas, así como decenas de combinaciones de las mismas en función de su forma, tamaño, situación, etc. Vamos a exponer de forma detallada, cada una de las formas y sus pros y contras para la utilización en determinados actos o eventos.

Rectangular.